Все больше ценной информации создается и хранится в цифровом формате. При этом растет риск потерять или испортить эти данные. Больно даже представить, что можно лишиться веб-проекта, сведений о заказах из интернет-магазина или базы данных. Ущерб огромен — не только финансовый, но и временной, поскольку придется начинать все с начала.
Для подстраховки от таких инцидентов используется резервное копирование файлов. В этой статье разберем правила, которые позволят выстроить простую систему по копированию и хранению данных.
Правила размещения: жесткий диск или облако
Прежде всего надо понимать, что копия файла, размещенная на том же носителе что и оригинал, например, на одном компьютере в соседней папке, не является резервной. В случае аппаратного сбоя могут быть повреждены оба файла.
Отсюда первое правило: копии нужно размещать на разных физических носителях.
Подойдет жесткий диск или облачное хранилище. В случае с облаком можно настроить автоматическое резервное копирование файлов. О том, как это делается в сервисе 1cloud, можете прочитать в статье про бэкап.
Обязательно нужно принять в расчет еще одну опасность. Если хранить копии на разных носителях, но географически в одном месте, то данные могут быть утрачены из-за какого-то катаклизма — потери, кражи, аварии, пожара, наводнения, электромагнитного импульса.
Отсюда второе правило: копии должны размещаться в разных, удаленных друг от друга, местах — шкафах, сейфах, комнатах, домах, городах, странах.
Также следует учесть, что если резервная копия содержит конфиденциальные данные, то она должна быть зашифрована или располагаться на защищенном носителе.
Правило «3–2–1»
Может сложится впечатление, что чем больше копий, тем лучше. Такой подход довольно расточительный, потому что все копии нужно где-то хранить и как-то учитывать.
С одной стороны, удельная стоимость хранения данных снижается с каждым годом. Мегабайты и гигабайты дискового пространства дешевеют. С другой — у хранения данных на любых носителях есть своя себестоимость, поэтому необоснованно дублировать и хранить избыточные данные. К тому же вести учет большого количества копий хлопотно, поскольку нужно следить, чтобы в случае необходимости можно было легко и быстро найти нужную.
Какое же число резервных копий будет оптимальным? На практике давно сложилось правило: «3–2–1». Означает оно следующее:
- для надежного сохранения данных нужно сделать три копии;
- две копии должны храниться на двух разных физических носителях;
- еще одна копия — в другом территориальном или географическом месте.
Как часто обновлять резервные копии?
Ответ на этот вопрос для каждой информационной системы индивидуален и зависит от того, как часто вносятся изменения в файлы. Прежде всего нужно спросить себя: потеря данных за какой срок будет критичной? — и на основе этих цифр рассчитать количество копий.
При этом нужно учесть, что надеяться только на свежие копии рискованно, поскольку они могут быть содержать ошибки, которые не были замечены вовремя. Надежнее делать копии интервально в течение определенного периода. Однако стоит помнить, что на выполнение процедуры копирования данных требуются время и вычислительные ресурсы, поэтому проводить ее слишком часто нерационально.
В большинстве случаев архивировать обычные офисные данные достаточно один раз в сутки. Если в офисе немного работников и работа средне интенсивная, то архивировать данные можно реже.
Вопрос копирования и хранения данных уже достаточно проработан, поэтому существуют различные методики, которые позволяют повысить эффективность резервного копирования. Рекомендуем прочитать статьи на эту тему: «Backup и Snapshot: отличия и применение» и «Безопасность данных в облаке».
Как проверить верность резервной копии?
Мало просто скопировать данные. Еще нужно убедиться, что копия не содержит ошибок и из нее, в случае необходимости, можно будет без проблем восстановить утраченную информацию.
Единой методики проверки целостности резервной копии не существует, поскольку все данные разные и имеют свою специфику, назначение, структуру и формат.
Для zip- или rar-файлов можно запустить процедуру тестирования архива. Любые ошибки отобразятся в окне «Диагностические сообщения». Для других файлов нужно воспользоваться специальной утилитой, чтобы проверить контрольную сумму и сравнить ее с контрольной суммой оригинального файла.
Как долго хранить резервные копии?
С целью сэкономить место на носителе, может возникнуть идея — удалять предыдущую копию после каждого очередного резервного копирования файлов. Делать этого не стоит, так как вы рискуете заменить верные, более ранние копии на копии с логическими ошибками в данных. Практика доказывает, что ошибки не всегда обнаруживаются быстро.
Например, если в базе интернет-магазина кто-то удалит несколько заказов или учетные записи пользователей, это может обнаружиться спустя несколько недель. Если за это время была сделана резервная копия базы, а предыдущая — удалена, то первоначальные данные исчезнут безвозвратно.
Для предотвращения таких ситуаций принято сохранять не одну, а несколько последних копий, например, за одну-две недели. Предполагается, что в этот срок возможные скрытые ошибки должны быть обнаружены.
Помимо привязки к прошедшим дням глубину хранения можно обозначить количеством самих копий. Например, хранить пять или семь последних. В этом случае при очередном копировании самую давнюю копию удаляем.
Как не запутаться в архиве копий?
Чтобы быстро находить и восстанавливать нужную резервную копию, требуется вести простой и понятный учет. Для этого можно применить свою систему наименования носителей, папок, файлов. Например, использовать некое ключевое название и обратную дату:
- Бухгалтерия - 2018-12-03 - 01.xlsx
- Бухгалтерия - 2018-12-03 - 02.xlsx
- Бухгалтерия - 2018-12-04 - 01.xlsx
- Склад - 2018-12-03 - 01.xlsx
В зависимости от потребностей, порядок в названии файла может быть другим:
- 2018-12-03 - Бухгалтерия - 01.xlsx
- 2018-12-03 - Бухгалтерия - 02.xlsx
- 2018-12-03 - Склад - 01.xlsx
- 2018-12-04 - Бухгалтерия - 01.xlsx
Обратная дата хороша тем, что при обычной сортировке файлов и папок по названиям они выстроятся в правильном хронологическом порядке.
Физические носители данных можно промаркировать, например, по дням недели, названиям или номеру.
Что в итоге
Вопреки всем правилам копирования и хранения информации стоит понимать, что наличие даже одной копии лучше ее отсутствия. Если же у вас много разнородных данных, которые требуется регулярно обновлять, то имеет смысл составить регламент резервного копирования — пусть даже очень простой — и руководствоваться им в дальнейшем.
